A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), estabelecida com o objetivo de garantir que a segurança de dados seja uma prioridade em várias esferas, tem gerado discussões significativas ao redor do mundo, principalmente dentro do ambiente corporativo.
Isso acontece principalmente porque a nova norma exige das empresas maior controle sobre os dados que circulam dentro das organizações. Com a nova lei, empresas terão de realizar ações para ter mais controle dos dados que circulam dentro de seu ambiente – um plano de grande importância, já que pelo menos 90% dos documentos armazenados por empresas têm alguma informação de caráter confidencial.
Com a nova norma, podem ser aproveitadas uma série de oportunidades de agregar valor, como a evolução do relacionamento com clientes e a otimização de processos. Para isso, é necessário seguir quatro fases principais: análise, modelo documental de gestão dos dados, categorização e por último, a gestão e rastreamento de dados em todo o seu caminho pela empresa.
O primeiro passo tem como foco atingir os objetivos de otimização de processos, localização e categorização de informações “desestruturadas” dentro da companhia. Para isso, é necessário acessar a localidade de cada arquivo em diferentes documentos, processos e sistemas da companhia, fazer uma avaliação dos dados afetados pelo LGPD e fornecer um diagnóstico completo da situação atual da empresa.
A segunda etapa diz respeito à elaboração do “mapa” que vai mostrar a estrutura hierárquica de divisão das informações envolvidas na LGPD em diferentes tipos e subtipos, definição de um esquema de metadados, descrição detalhada das características de cada documento. Com isso, será possível ter um conhecimento completo sobre os dados gerenciados por cada parte da empresa.
Em seguida, o tratamento de dados vai definir características para cada tipo de dados. Na prática, será possível agrupar as informações em um ciclo de vida de acordo com o tipo de cada documento, aplicar sistemas de busca e localização, além de estabelecer mecanismos mais claros quanto ao consentimento relacionado à privacidade dos dados que circulam dentro da empresa. Com isso, é possível ter mais conhecimento sobre o consumidor e orientação clara sobre a proposta de valor relacionada à empresa.
Por último, a gestão e o rastreamento de dados trazem como principais resultados a aplicação de estratégias diferenciadas de retenção do consumidor, aumento da confiança dele em relação à marca, o que gera diferenciação da marca em relação às demais.
Apesar de parecer uma tarefa complicada, é necessário começar com pequenos passos, como o CRM. Partindo dessa estrutura, que prioriza as informações vitais para o desenvolvimento do negócio, é possível caminhar até às tecnologias com um nível superior de processamento, como a linguagem neural – que permite classificar, extrair e hierarquizar informações gerando maior controle sobre os dados.
Dentro desse escopo, companhias que tiverem uma gestão de conteúdo consolidada em sua governança começam com uma vantagem ao implementar o LGPD. Por já terem sistemas organizados, são capazes de identificar facilmente dados e executar todas as operações exigidas pelo novo regulamento.
É importante ter em mente que a LGPD representa uma oportunidade sem igual para as organizações avaliarem todo o potencial de dados que possuem à sua disposição e gerar maior segurança e produtividade, fidelizando clientes e trazendo maior produtividade para seus processos internos. Companhias devem estar atentas para esse novo cenário: as empresas que conseguirem se adequar a essa nova realidade desde já terão mais facilidade em se adaptar quando a nova norma começar a valer, em 2020.
*Flavio Carnaval é head de Tecnologias Avançadas da Minsait no Brasil
